Argumentationshilfe gegenüber Ihren Vorgesetzten

Sie möchten Ihre Vorgesetzten von der Sinnhaftigkeit einer externen Beratung, Schulung oder Erstellung Technischer Dokumentation überzeugen? Hier finden Sie eine Argumentationshilfe und Kopiervorlage für Ihre Anträge.

Argumente für externe Beratung / Schulung / Dienstleistungen:

Know-how: Durch eine externe Beratung profitieren wir von speziellem Know-how, ohne selbst in eine entsprechende Weiterbildung oder Recherche investieren zu müssen. Einmal aufgesetzte Strukturen und Prozesse können wir auch nach Abschluss der Dienstleistung selbst weiternutzen. Eine gezielte Schulung kann uns mit minimalem Aufwand punktuell genau dort voranbringen, wo wir noch zusätzliche Kompetenzen brauchen.

Kosten: Durch die Wahl der optimalen Tools und Prozesse steigern wir nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern erstellen und pflegen die Dokumentation zukünftig billiger. Verglichen mit den Kosten, die typischerweise in die Erstellung und vor allem auch in die regelmäßige Aktualisierung einer Dokumentation fließen, sind die Kosten für eine fundierte Tool-Auswahl schnell amortisiert.

Kapazitäten: Extern geleistete Arbeit verschafft uns intern entsprechend mehr Kapazitäten. Wir können uns auf unsere Kernaufgaben konzentrieren und gewinnen auf diese Weise Flexibilität. Letztendlich bringen wir dadurch unsere Produkte schneller auf den Markt und können rascher auf sich wandelnde Anforderungen reagieren. Die Tatsache, die anstehenden Aufgaben zeitlich ausreichend gut bewältigen zu können, steigert unsere Mitarbeiterzufriedenheit und schafft mehr Raum für Kreativität und Weitblick.

Perspektivenwechsel: Ein externer Berater hat einen unbelasteten und damit objektiven Blick auf die Dinge. Wir selbst sehen bestimmte Lösungen unter Umständen gar nicht mehr oder schließen sie aus historischen, inzwischen eigentlich längst hinfälligen Gründen von vornherein aus.

 

Mögliche Einwände und Gegenargumente:

„Ein externer Dienstleister ist viel zu teuer.“
Gegenargument: „Das stimmt fast immer nur auf den ersten Blick. Wenn wir die kompletten Lohn- und Arbeitsplatzkosten eines vergleichbar qualifizierten internen Mitarbeiters berücksichtigen, sind die Kosten durchaus vergleichbar. Vergessen Sie nicht Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Büromiete, Computer, Software, Versicherungen, Steuern, …“

„Die Kosten für das Projekt sind viel zu hoch. Kein Kunde zahlt einen Cent mehr, nur weil er eine bessere Dokumentation bekommt.“
Gegenfrage: „Können wir es uns leisten, die Investition in eine bessere Dokumentation nicht zu tätigen? Wie viele Kunden verlieren wir durch eine unzureichende Dokumentation? Wie viele Kunden gewinnen wir erst gar nicht, wenn wir keine gute Dokumentation liefern? Welche Support-Kosten entstehen uns aufgrund einer unzureichenden Dokumentation?“

„Dann suchen wir uns lieber einen Praktikanten oder eine günstige Hilfskraft. Schreiben kann schließlich jeder. Oder die Entwicklung schreibt nebenbei die Dokumentation!“
Gegenargument: „Genau deswegen sind viele Bedienungsanleitungen so wie sie sind: unverständlich und unbrauchbar. Wollen wir das für unsere Produkte auch? Das Schreiben von verständlicher Technischer Dokumentation ist alles andere als trivial und nicht mal „so eben“ aus dem Ärmel zu schütteln. Dafür gibt es heute ganze Studiengänge.“

„Unsere Produkte sind so komplex, die kann nur ein interner Mitarbeiter richtig verstehen.“
Gegenfrage: „Und wie ist das mit unseren Kunden?!? Erwarten wir von denen nicht auch, dass sie unsere Produkte verstehen? Ist es nicht vielleicht sogar gerade besser, die Dokumentation wird von einer Person erstellt, die denselben Lernprozess durchlaufen muss wie der Kunde? Für uns ist vieles mit der Zeit schon so selbstverständlich geworden, dass wir in einer Dokumentation gar nicht mehr erwähnen würden. Das sind genau die Dinge, über die unsere Kunden stolpern. Einem externen Redakteur wird das weniger leicht passieren.“

„Ich möchte nicht, dass wir uns in eine Abhängigkeit begeben. Wir müssen jederzeit selbst handlungsfähig bleiben.“
Gegenargument: „Stimmt. Allerdings können auch interne Mitarbeiter das Unternehmen schneller als gedacht verlassen. Dann gleichen sich die Probleme. Egal wer unsere Dokumentation erstellt: Wichtig ist, dass wir mit gängigen Tools und Formaten arbeiten, und dass wir jederzeit nicht nur über die fertigen Ergebnisse verfügen, sondern auch über alle Quelldaten. Dann besteht vom Risiko her faktisch kein Unterschied.“

 

 

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