"Outsourcing ist zu teuer."

Der eine oder andere Stundensatz erschreckt sicherlich auf den ersten Blick. Anders als bei internen Mitarbeitern bezahlen Sie bei einem Dokumentations-Dienstleister jedoch ausschließlich produktive Arbeitszeiten und tragen keine zusätzlichen Lohnnebenkosten, Krankheitstage, Urlaub, Weiterbildung usw. Auch sparen Sie die Kosten für einen Arbeitsplatz einschließlich Spezialsoftware.

In Summe ist daher ein externer Dokumentations-Dienstleister nur selten spürbar teurer als ein interner Mitarbeiter. In der zeitlichen Auslastung bleiben Sie jedoch ungleich flexibler.

"Ein Außenstehender kann unsere Produkte niemals so gut in allen Einzelheiten verstehen wie wir selbst."

Natürlich muss ein neu beauftragter Dokumentations-Dienstleister zu Beginn viel über Ihr Produkt und über Ihre Kunden lernen. Dies kostet zwar eine gewisse Zeit, bringt aber einen ganz entscheidenden Vorteil: Niemand kann eine Technische Dokumentation benutzerfreundlicher gestalten als jemand, der selbst denselben Lernprozess durchläuft wie die Benutzer. Für Ihre internen Mitarbeiter sind viele Dinge bereits selbstverständlich, die dem Benutzer noch längst nicht klar sind. Schreiben interne Mitarbeiter die Dokumentation, fehlen die entsprechenden Themen dann häufig oder sind zu komplex beschrieben.

"Durch das Outsourcing begeben wir uns an strategischer Stelle in Abhängigkeit. Was ist, wenn der Dokumentations-Dienstleister ausfällt oder zu teuer wird?"

Zugegeben: Ein gewisses Ausfallrisiko lässt sich nie ganz ausschließen. Aber besteht dasselbe Risiko bei internen Mitarbeitern nicht genauso? Auch interne Mitarbeiter können erkranken oder von heute auf morgen kündigen.

Wichtig bei der Auswahl Ihres Dokumentations-Dienstleisters ist, dass Sie stets die Rechte an allen Formatvorlagen, Texten und Quellcodes (speziell bei Online-Hilfen, Online-Dokumentationen) erhalten. Auch sollte der Produktionsprozess beim Dokumentations-Dienstleister so ausgelegt sein, dass Sie diesen jederzeit selbst im eigenen Haus abbilden können. Konkret: Es wird frei verkäufliche Standardsoftware eingesetzt. Alle Dokumentationsprozesse sind selbst ausreichend dokumentiert. Eventuell individuell programmierte Zusatztools und Skripte sind ebenfalls ausreichend dokumentiert und stehen Ihnen gegebenenfalls mit den erforderlichen Nutzungsrechten zur Verfügung.

"Wenn ich die Dokumentation an einen externen Dienstleister outsource, muss ich viel Aufwand für Projektmanagement und Betreuung investieren."

In der Tat ist der administrative Aufwand ein Punkt, den viele Dokumentations-Dienstleister gerne verschweigen. Selbstverständlich müssen Managementzeiten in Ihre Kosten-/Nutzen-Bilanz mit eingehen. Kein Projekt kommt ganz ohne Planung, Interviews und Reviews aus. Bedenken Sie aber auch, dass die meisten dieser Arbeiten genauso anfallen, wenn Sie Ihre Technische Dokumentation oder Online-Hilfen durch interne Mitarbeiter erstellen lassen. Ein guter Dokumentations-Dienstleister wird Ihre internen Aufwände stets so gering wie möglich halten und Ihnen innerhalb des Dokumentationsprojektes so viele Arbeiten wie möglich abnehmen.

In der Gesamtbilanz wird für Sie in den allermeisten Fällen unter dem Strich nur der Aufwand für vertragliche Angelegenheiten hinzukommen, sowie anfänglich vielleicht für ein bis zwei zusätzliche Besprechungen.

Wie Sie sehen konnten, sind die meisten Bedenken zwar nicht unbegründet, bei umsichtiger Auswahl Ihres Dienstleisters überwiegen aber fast immer die Vorteile: