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Muss Ihr Dokumentations-Dienstleister bei Ihnen vor Ort arbeiten? Sollte er seinen Firmensitz in Ihrer Nähe haben, oder ist das eher unbedeutend?
Gezielte Recherchetermine
Jede Präsenz vor Ort erleichtert zwar die Recherche, dafür müssen Sie jedoch auch einen geeigneten Arbeitsplatz bereithalten. Auch müssen Sie Zeitfenster einplanen, in denen Ihre Mitarbeiter Fragen zum Produkt beantworten können. Erschwerend kommt hinzu, dass Prototypen neuer Produkte häufig nur in sehr begrenzter Anzahl für Recherchezwecke zur Verfügung stehen.
Daher ist es meistens sinnvoll, wenn Ihr Dokumentations-Dienstleister konkrete Termine zur Recherche bei Ihnen vor Ort vereinbart, die Inhalte dann jedoch in seinen eigenen Räumen ausarbeitet. Zur Vorbereitung sollte er (soweit vorhanden) auch Pflichtenhefte, Spezifikationen und sonstiges schriftliches Material für seine Recherche nutzen. Die zeitliche Belastung Ihrer Mitarbeiter für Rückfragen lässt sich dadurch wesentlich reduzieren.
"Off-site"-Recherche bei Software
Wenn es sich bei Ihrem Produkt um Software handelt, kann Ihr Dokumentations-Dienstleister häufig anhand einer geeigneten Testversion komplett "off-site" im eigenen Haus recherchieren. Termine bei Ihnen vor Ort können sich dann auf Interviews Ihrer Produktexperten beschränken. Viele Rückfragen lassen sich aber auch telefonisch oder per Video-Konferenz klären.
Fazit: Abhängigkeit vom Produkt
Generell lässt sich zusammenfassen:
| ▪ | Je intensiver direkt am Produkt recherchiert werden muss desto größer muss die Präsenz des Dokumentations-Dienstleisters vor Ort sein. Fast immer reichen dafür jedoch einige konkrete, gut vorbereitete Enzeltermine aus. |
| ▪ | Im Software-Bereich (Software-Dokumentation) ist es erfahrungsgemäß kein Problem, wenn Firmensitz von Kunde und Dokumentations-Dienstleister mehrere hundert Kilometer auseinander liegen. |
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