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Das billigste Dokumentations-Angebot ist nur selten auch das Angebot mit dem besten Kosten-/Nutzen-Verhältnis. Folgende Punkte sollten Sie beim Vergleich unterschiedlicher Angebote nicht vernachlässigen:
Ganzheitlichkeit der Lösung
| ▪ | Berücksichtigt das Angebot gegebenenfalls eine vorausgehende Konzeption des Dokuments? Ein "Schreiben ins Blaue" erscheint im ersten Schritt zwar vielleicht schneller, ist mittelfristig aber immer der weitaus langsamere und teurere Weg. |
| ▪ | Sind die Themen Übersetzbarkeit und spätere Dokumentationspflege (Updates) berücksichtigt? |
| ▪ | Werden die Dokumente modular strukturiert, so dass Sie später einzelne Teile in anderen Dokumenten oder Medien wiederverwenden können? |
Zusatzarbeiten
| ▪ | Ist die Erstellung von Formatvorlagen enthalten? Häufig müssen auch bereits vorhandene Formatvorlagen noch ergänzt oder adaptiert werden. Ist dies berücksichtigt? |
| ▪ | Ist die Erstellung von Grafiken und Bildschirmabbildungen (Screenshots) enthalten oder müssen Sie diese selbst zuliefern? |
| ▪ | Ist mindestens ein Korrekturlauf (Review) vorgesehen und der Aufwand dafür mit einkalkuliert? |
| ▪ | Ist die Erstellung eines Stichwortverzeichnisses (Index) enthalten? |
| ▪ | Bei der Erstellung von Handbüchern: Ist die Optimierung des Drucklayouts (Seitenumbruch, Silbentrennung) enthalten? |
Bindung an den Anbieter
| ▪ | Bekommen Sie mit der Lieferung nur die fertigen Ergebnisse (z.B. PDF-Dateien) oder auch alle Quelldaten (z.B. Microsoft-Word-Dateien) und Formatvorlagen einschließlich der entsprechenden Nutzungsrechte? Ein entscheidender Punkt, falls Sie später den Dienstleister wechseln oder die Dokumentation selbst weiterpflegen möchten. |
| ▪ | Welche Erstellungswerkzeuge kommen zum Einsatz? Sind diese frei auf dem Markt erhältlich oder binden Sie sich durch die Wahl untrennbar an Ihren Dienstleister? Achten Sie speziell im Falle von Single Source Publishing (Erstellung von Handbüchern und Online-Hilfen aus einer Quelle) darauf, dass Sie auch alle eventuell individuell erstellten oder angepassten Konverter einschließlich der entsprechenden Nutzungsrechte erhalten. |
Bearbeiter
| ▪ | Klären Sie rechtzeitig, welcher Bearbeiter und Ansprechpartner Ihnen zugewiesen wird und über welche Qualifikation und Erfahrung er oder sie verfügt. Klären Sie auch, ob Ihnen dieser Bearbeiter oder diese Bearbeiterin ggf. auch für zukünftige Projekte zur Verfügung steht. Jeder spätere Wechsel verursacht auch für Sie zusätzlichen Abstimmungsaufwand und birgt das Risiko schwankender Qualität. |
| ▪ | Ist der Bearbeiter ein Volontär oder Praktikant, verlangen Sie einen deutlichen Preisabschlag. |
Wer profitiert?
Und schließlich die Schlüsselfrage: Versucht der Anbieter seinen eigenen Profit zu optimieren oder Ihren Nutzen?
Siehe auch
Kosten
Woran Sie gute Dokumentation erkennen
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Software-Dokumentation
seit 1989
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Handbücher und Online-Hilfen kostengünstig aus gemeinsamer Textquelle
seit 1995 |
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Zahlreiche Fachvorträge und Publikationen, u.a. zu den Themen:
Informationsdesign,
Benutzerführung und Navigation,
Embedded User Assistance,
Single Source Publishing,
Autorenwerkzeuge
Prozessoptimierung in der Technischen Dokumentation
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| Goldene Diskette des Computermagazins CHIP |
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| Mitglied im deutschen Fachverband für Technische Kommunikation und Informationsentwicklung |
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