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Wie weit sollte ein Dienstleister, der Ihre Technische Dokumentation erstellt, maximal von Ihrem Standort entfernt sein? Ist es sinnvoll, Software-Dokumentation wie Handbücher, Online-Hilfen, Screencasts, Demos oder Tutorials von einem Dienstleister erstellen zu lassen, der nicht vor Ort sitzt?
Sollte Ihr Dokumentations-Dienstleisterer seinen Firmensitz in Ihrer Nähe haben? Muss er bei Ihnen vor Ort arbeiten, oder erstellt er Ihre Technische Dokumentation besser in seinen eigenen Räumen?
Jede Präsenz vor Ort erleichtert zwar die Recherche, dafür müssen Sie aber auch einen geeigneten Arbeitsplatz bereithalten. Erschwerend kommt hinzu, dass Prototypen neuer Produkte häufig nur in sehr begrenzter Anzahl vorhanden sind und daher nur kurzzeitig für Demos und Tests zur Verfügung stehen.
Aus diesen Gründen ist es meistens am effizientesten, wenn Ihr Dokumentations-Dienstleister mit Ihnen konkrete Termine zur Recherche bei Ihnen vor Ort vereinbart, die Inhalte dann jedoch in seinem eigenen Büro ausarbeitet. Zur Vorbereitung der Treffen sollte er (soweit vorhanden) auch Pflichtenhefte, Spezifikationen und sonstiges schriftliches Material für seine Recherche nutzen. Der Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter für Rückfragen lässt sich dadurch minimieren. Schließlich soll aus der geplanten Entlastung keine Belastung werden.
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Wenn es sich bei Ihrem Produkt um Software handelt, kann Ihr Dokumentations-Dienstleister häufig anhand einer Testversion oder über einen Online-Zugang komplett im eigenen Büro recherchieren. Termine bei Ihnen vor Ort können sich dann auf Interviews Ihrer Produktexperten beschränken. Viele Rückfragen lassen sich aber auch telefonisch oder per E-Mail klären.
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Generell lässt sich zusammenfassen:
| ▪ | Je intensiver direkt am Produkt recherchiert werden muss, desto größer sollte die Präsenz des Dokumentations-Dienstleisters vor Ort sein. Fast immer reichen dafür jedoch einige konkrete, gut vorbereitete Einzeltermine aus. |
| ▪ | Im Software-Bereich (Software-Dokumentation) ist es erfahrungsgemäß kein Problem, wenn Firmensitz von Kunde und Dokumentations-Dienstleister mehrere hundert Kilometer auseinanderliegen. |
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