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Worauf sollten Sie achten, wenn Sie die Angebote von Dienstleistern zur Erstellung Technischer Dokumentation, insbesondere Software-Dokumentation vergleichen und bewerten wollen (z.B. für Handbücher, Online-Hilfen, Screencasts, Demos, Tutorials)?
Das vordergründig billigste Angebot ist nicht immer auch das preiswerteste Angebot mit dem besten Kosten-/Nutzen-Verhältnis. Folgende Punkte sollten Sie beim Vergleich unterschiedlicher Angebote für die Erstellung technischer Dokumentation nicht vernachlässigen:
| ▪ | Berücksichtigt das Angebot auch eine vorausgehende Konzeption des Dokuments? Ein „intuitives“ Schreiben erscheint im ersten Schritt vielleicht schneller, ist am Ende aber immer der langsamere und teurere Weg. |
| ▪ | Sind die Themen Übersetzbarkeit und Dokumentationspflege (spätere Aktualisierungen bei Produkt-Updates) berücksichtigt? |
| ▪ | Werden die Dokumente modular strukturiert, so dass Sie später einzelne Teile in anderen Dokumenten oder Medien wiederverwenden können? |
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| ▪ | Ist die Erstellung von Formatvorlagen enthalten? Häufig müssen auch bereits vorhandene Formatvorlagen noch ergänzt oder angepasst werden. Ist dies berücksichtigt? |
| ▪ | Ist die Erstellung von Grafiken und Bildschirmabbildungen (Screenshots) enthalten oder müssen Sie diese selbst zuliefern? |
| ▪ | Ist mindestens ein Korrekturlauf (Review) vorgesehen und der Aufwand für das Einarbeiten von Korrekturen und Änderungswünschen mit einkalkuliert? |
| ▪ | Ist die Erstellung eines Stichwortverzeichnisses (Index) enthalten? |
| ▪ | Bei der Erstellung von Handbüchern: Ist die Optimierung des Drucklayouts (Seitenumbruch, Silbentrennung) enthalten? |
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| ▪ | Klären Sie rechtzeitig, wer Ihre Dokumente bearbeiten wird und über welche Qualifikation und Erfahrung diese Person verfügt. Klären Sie auch, ob Ihnen dieser Bearbeiter ggf. auch für zukünftige Aktualisierungen zur Verfügung steht. Jeder spätere Wechsel verursacht Zusatzaufwand und birgt das Risiko schwankender Qualität. |
| ▪ | Ist der Bearbeiter ein Volontär oder Praktikant, verlangen Sie einen deutlichen Preisabschlag. |
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| ▪ | Bekommen Sie mit der Lieferung nur die fertigen Ergebnisse (z.B. PDF-Dateien) oder auch alle Quelldaten (z.B. Microsoft-Word-Dateien) und Formatvorlagen einschließlich der entsprechenden Nutzungsrechte? Ein entscheidender Punkt, falls Sie später den Dienstleister wechseln oder die Dokumentation selbst weiterpflegen möchten. |
| ▪ | Welche Erstellungswerkzeuge werden eingesetzt? Sind diese frei auf dem Markt erhältlich oder binden Sie sich durch die Wahl untrennbar an Ihren Dienstleister? Wenn Sie Handbücher und Online-Hilfen aus einer gemeinsamen Textquelle generieren möchten (Single Source Publishing), achten Sie darauf, dass Sie auch alle eventuell individuell erstellten oder angepassten Konverter einschließlich der entsprechenden Nutzungsrechte erhalten. |
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